La transformació digital ens ha tornat a fer, una vegada més, un sacseig a la societat recordant-nos la seva importància alhora d’adaptar-nos a nous contextos. Un sacseig que, de ben segur, té i tindrà un impacte per a totes les organitzacions del sector social i les persones que en formen part.
Segons diversos estudis del Programa ESADE de Lideratge Social, la transformació digital a les organitzacions és un concepte transversal i integral, que s’allunya de la simple implementació d’eines o tecnologies puntuals.
A través d’aquesta transformació transversal, concedim una visió estratègica que ens permet desenvolupar la nostra missió adaptant-nos i escoltant les noves demandes.
Entre aquestes necessitats, s’ha detectat que el 81% de les organitzacions volen arribar a un major públic i ampliar la seva base social per generar leads, un 61% busca millorar l’eficiència en la gestió interna i un 40% vol implementar nous serveis gràcies a les noves tecnologies.
Per a donar resposta a aquestes necessitats, és necessari aprofundir en el concepte de transformació digital així com la seva implementació, entenent-la com quelcom valuós.
Des de Factoria Social comptem amb la col·laboració de m4Social, projecte de la Taula d’Entitats del Tercer Sector de Catalunya, que ens faciliten entendre els conceptes claus de la transformació digital a través de la següent entrevista.
1) Què és la transformació digital? És necessari desenvolupar la transformació digital al tercer sector social? Per què? Quins són els beneficis de fer-ho?
La transformació digital és l’estratègia de revisar, productes, serveis i la gestió amb tots els processos que se’n deriven per tal de millorar la seva eficiència i sensibilitat mitjançant l’ús de suports digitals. Es tracta, en primera instància, de canviar les persones; pensant en com els usuaris dels serveis volen interactuar amb nosaltres en un món digital i com el personal i els voluntaris poden utilitzar la tecnologia per maximitzar el seu impacte. Una de les definicions més interessants diu que la Transformació digital és: Aplicar la cultura, les pràctiques, els processos i les tecnologies de l’era d’Internet per respondre a les expectatives plantejades per les persones.
És molt important que el Tercer Sector Social segueixi avançant en aquesta línia. En un context d’escassetat de recursos com el que vivim i viurem en els pròxims anys, hem de cercar un model que es basi no en “fer allò que fèiem però amb l’ús de tecnologia”, sinó realment d’innovar per tal que gràcies a les potencialitats de dispositius i programari es pugui millorar en l’atenció a les persones. L’element fonamental és que la innovació i la digitalització siguin elements que s’incorporin en les visions estratègiques de les entitats i d’aquesta manera es puguin promoure aspectes que augmentin la capacitació digital dels treballadors de les entitats i que això reverteixi en els propis usuaris.
2) Quines són les dificultats que pot tenir una entitat social per transformar-se digitalment? I el més important, com pot fer front a aquests reptes?
La barrera principal és la perspectiva d’inversió de recursos que suposa un procés com aquest. Moltes entitats opten per una consultoria externa, que està molt bé. Nosaltres sempre recomanem però que aquest procés es realitzi en tàndem, és a dir, que sempre hi hagi algú implicat de les entitats i que a banda d’una consultoria hi hagi un seguiment continuat doncs la implementació d’un Pla de Transformació
digital no acaba un cop tenim un document amb la guia del què hem de fer, sinó que el seu desplegament pot ser un procés llarg i que requerirà suport per part de l’entitat.
Val a dir però, que el principal objectiu en què ens hem trobat amb entitats és que aquestes no sabien per on començar a l’hora d’abordar un pla d’aquest tipus.
3) Imaginem el cas d’una entitat social que no es troba digitalitzada, per on recomanaríeu que comences el procés de transformació? Que ha de tenir en compte?
L’eina més important per la Transformació Digital és la planificació. Així doncs el més important per començar aquest procés és planificar-lo, fer un anàlisi dels serveis i projectes de l’entitat, tenir clar els models de sostenibilitat d’aquests i de la pròpia organització, un mapa d’agents i poder dibuixar els processos interns i externs que tot això genera. Una cosa que sovint s’oblida també és el de llistar i tenir molt clar “què tenim”, tots els actius de la nostra organització, començant per les persones. Perquè abans d’instal·lar nous softwares o comprar maquinari el què caldrà serà que el Pla de Transformació Digital s’adapti a les persones de l’organització i que les faci partícips del procés.
4) Una de les àrees amb més pes a les organitzacions socials és la gestió de projectes, la transformació digital pot afavorir i potenciar projectes basats en la perspectiva agile? Per què?
Sí sens dubte. Agile com a metodologia pot ajudar per la sistematització que implica i perquè ha demostrat ser una metodologia molt eficient. Sovint passa que les metodologies que provenen de l’àmbit del desenvolupament o de l’enginyeria costa d’aplicar-les a d’altres àmbits i en canvi tenim molts exemples d’èxit, sobretot ara que és una metodologia molt extesa. Fins i tot es pot aplicar a la gestió de les organitzacions, no només dels projectes, i segurament trobaríem molts bons casos d’ús.
Tots els sistemes, metodologies i dispositius que provin resoldre problemes, reptes o tasques de forma més beneficiosa per les persones, i remarco, per les persones, no només pels comptes d’explotació i pels balanços econòmics, cal donar-los una oportunitat doncs ens poden ajudar a centrar la feina en tasques qualitatives pels usuaris.
5) Una de les altres àrees que també suposen un gran pes, és la gestió dels recursos humans i econòmics de les organitzacions. Ens podríeu posar exemples de transformació digital que facilitessin el treball diari dels tècnics responsables d’aquestes àrees?
Per exemple, sistemes que permeten el treball en remot (abans de la pandèmia) i que per tant els seu treballadors poden fer-ho de forma molt més flexible i amb un alt component de mobilitat. És un exemple, però que té al darrere el què hem comentat anteriorment, tot parteix d’una voluntat de canvi organitzatiu i de cultura de l’organització.
Que un treballador social, que ha de realitzar diversos desplaçaments, tingui un dispositiu mòbil, com pot ser una tauleta, equipat amb una targeta SIM de manera que pugui omplir formularis o actes de visita entre l’una i l’altre des d’on vulgui, i que aquesta informació es pugi automàticament a un servidor on queda centralitzada, és un estalvi de temps. Si a més es pot realitzar de camí a casa o des d’aquesta sense haver de passar obligatòriament per l’oficina també és una millora per la conciliació i la gestió de la jornada de les persones. Òbviament aquests exemples s’han de posar en context i analitzar bé els casos particulars.
6) Abans de finalitzar, com una entitat social pot analitzar un gran volum de dades de manera eficaç i ràpida? Per què voldria fer-ho?
Analitzar dades i prendre decisions basades en aquest anàlisi ajuda a millorar l’eficàcia i el rendiment de les accions. Només amb aquest generalisme ja podem entendre perquè les entitats han de voler fer-ho. A això cal sumar-hi grans potencialitats que té la ciència de dades com treballar per anticipar situacions o afinar molt més les intervencions en funció de les particularitats de les persones o dels contextos dels projectes.
El més important per poder-ho fer, però, és al seu torn el principal obstacle amb què ens trobem al sector, es tracta de disposar de bases de dades sistematitzades i de treballar els projectes fent una bona arquitectura de dades prèvia per tal que després es puguin explotar i creuar amb altres conjunts de dades.
Aquests conceptes són alguns exemples que mostren els beneficis de generar una cultura organitzativa que implementi les tecnologies per donar resposta a les expectatives i necessitats centrades en les persones.